Dein Wissen.
Bessere Antworten.
In der Bibliothek hinterlegst du die Informationen, die Oktopost für gute Antwortentwürfe benötigt: Leistungen, Preise, Abläufe, Öffnungszeiten, Hinweise und alles, was Kunden regelmäßig fragen.
Erlaubte Dateiformate & Größen
Damit Oktopost deine Informationen zuverlässig verarbeiten kann, sollten die Dokumente klar lesbar und möglichst gut strukturiert sein.
| Erlaubte Dateiformate | .pdf, .txt, .doc, .docx, .html, .php, .pptx |
|---|---|
| Größe der Dateien | Maximal 10 MB pro Datei. Empfehlung: lieber mehrere gut benannte Dokumente als eine riesige „Alles-drinnen-Datei“. |
| Anzahl der Anhänge | Pro E-Mail können maximal 3 Anhänge gleichzeitig an die Bibliothek geschickt werden. |
| Benennung der Dateien | Nutze klare Dateinamen wie oeffnungszeiten-2026.pdf, faq-lieferung.docx oder leistungen-hochzeitsfotografie.pdf. Das ist langweilig, aber hilfreich. |
Welche Informationen gehören in die Bibliothek?
Alles, was dein Team sonst immer wieder aus dem Kopf, aus alten E-Mails oder aus irgendwelchen PDF-Gräbern zusammensucht.
Unternehmensdaten
Öffnungszeiten, Standorte, Anfahrt, Parkplätze, Kontaktwege, Zuständigkeiten und allgemeine Hinweise.
Preise & Konditionen
Preislisten, Pakete, Gebühren, Zahlungsarten, Lieferkosten, Stornoregeln und Angebotsbedingungen.
Leistungen & Produkte
Beschreibung deiner Leistungen, Produktdetails, Verfügbarkeit, Varianten, Besonderheiten und Einschränkungen.
Häufige Fragen
Typische Kundenfragen mit gewünschten Antworten. Das ist oft der wertvollste Inhalt für gute Entwürfe.
Abläufe
Bestellung, Terminvereinbarung, Versand, Abholung, Reklamation, Rückgabe, Vorbereitung und Nachbereitung.
Ton & Stil
Wie sollen Antworten klingen? Locker, förmlich, herzlich, knapp, ausführlich? Oktopost kann sich daran orientieren.
So bedienst du die Bibliothek
Die Bibliothek wird vollständig per E-Mail verwaltet. Kein neues Portal, kein neues Passwort, keine neue App.
Dokument hinzufügen
Sende eine E-Mail mit einem oder mehreren Anhängen an bibliothek@oktopost.net. Die Anhänge werden deiner Bibliothek hinzugefügt.
Bibliothek anzeigen
Sende eine E-Mail ohne Anhang an bibliothek@oktopost.net. Du erhältst eine nummerierte Liste der aktuell hinterlegten Dokumente zurück.
Dokument löschen
Antworte mit einem Löschbefehl wie loeschen 2, löschen 2 oder delete 2. Die Zahl bezieht sich auf die Nummer in der Dokumentenliste.
Dokument ersetzen
Sende die neue Datei als Anhang und schreibe einen Ersetzen-Befehl wie ersetze 2, ersetzen 2 oder replace 2 in den Mailtext. Die Zahl bezieht sich auf die Nummer in der Dokumentenliste. Ohne angehängte Datei wird nichts gelöscht.
Webseite hinterlegen
Sende eine E-Mail mit Webseite bildwerk-fl.de, Website bildwerk-fl.de oder Homepage bildwerk-fl.de. Oktopost speichert die Webseite dann bei deinem Unternehmen und kann sie bei künftigen Antwortentwürfen berücksichtigen.
Wissen aktuell halten
Ersetze veraltete Preislisten, alte Öffnungszeiten oder überholte Hinweise regelmäßig. Eine gute Bibliothek ist nicht möglichst voll, sondern möglichst aktuell.
Vorlagen für deine Bibliothek
Mit diesen Vorlagen kannst du strukturiert Informationen sammeln, die Oktopost später für gute Antwortentwürfe nutzen kann.
Unternehmenssteckbrief
Grunddaten, Öffnungszeiten, Leistungen, Kontaktwege, Tonalität und wichtige Hinweise zu deinem Unternehmen.
Vorlage herunterladenFAQ-Vorlage
Sammle typische Kundenfragen und deine bevorzugten Antworten in einer klaren Struktur.
Vorlage herunterladenLeistungs- & Preisübersicht
Halte Leistungen, Pakete, Preise, Zusatzkosten und wichtige Bedingungen übersichtlich fest.
Vorlage herunterladenKommunikationsstil
Hast du besondere Anforderungen, wie der Butler mit deinen Kunden kommunizieren soll?
Vorlage herunterladenHinweise zu Datenschutz & Löschfristen
Die Bibliothek sollte nur Informationen enthalten, die Oktopost zur Beantwortung von Kundenanfragen wirklich benötigt.
Was nicht in die Bibliothek gehört
Vermeide besonders sensible personenbezogene Daten, interne Personalinformationen, vertrauliche Vertragsdetails, Gesundheitsdaten oder sonstige Informationen, die für allgemeine Kundenantworten nicht erforderlich sind.
Faustregel: Wenn die Information nicht zur Kundenkommunikation gebraucht wird, gehört sie nicht in die Bibliothek.
Löschen und Aktualisieren
Dokumente können per E-Mail aus der Bibliothek entfernt werden. Außerdem solltest du veraltete Dokumente regelmäßig ersetzen, insbesondere Preislisten, Öffnungszeiten, Produktinformationen und rechtlich relevante Hinweise.
Geplante Löschfristen: Dokumente bleiben gespeichert, bis du sie per Loeschbefehl entfernst oder wir gemeinsam andere Loeschfristen vereinbaren.
Gute Antworten beginnen mit gutem Wissen.
Pflege deine Bibliothek sorgfältig — dann kann dein Butler deutlich bessere Entwürfe erstellen.