Datenschutzhinweise

Diese Hinweise erklären, welche personenbezogenen Daten beim Besuch der Webseite, bei der Registrierung zur Testnutzung und bei der Nutzung von Oktopost verarbeitet werden.

1. Verantwortlicher

Johannes Schwarz-Herzog | Immenhof 1O, 24939 Flensburg

E-Mail: kontakt@oktopost.net

2. Besuch der Webseite

Beim Aufruf der Webseite werden technisch notwendige Zugriffsdaten verarbeitet. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Abrufs, angeforderte Seite, Referrer, Browser- und Betriebssysteminformationen sowie Status- und Fehlermeldungen gehören.

Zweck der Verarbeitung ist die sichere und stabile Bereitstellung der Webseite sowie die Fehleranalyse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt im sicheren Betrieb der Webseite.

Die Zugriffsdaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für Betrieb, Sicherheit und Fehleranalyse erforderlich ist.

3. Registrierung zur Testnutzung

Wenn du dich für eine Testnutzung registrierst, verarbeiten wir die von dir angegebenen Daten, insbesondere Unternehmensname, E-Mail-Adresse und optional die Webseite deines Unternehmens. Zusätzlich speichern wir technische Registrierungsdaten wie Verifizierungsstatus, Token, Zeitstempel und gegebenenfalls einen Quellenparameter aus dem aufgerufenen Link, zum Beispiel zur Zuordnung einer Flyer- oder Kampagnenregistrierung.

Die Daten werden genutzt, um die Registrierung per Double-Opt-In zu prüfen, den Testzugang vorzubereiten, dich zum Onboarding zu kontaktieren, Missbrauch zu vermeiden und nachzuvollziehen, über welchen Kanal Registrierungen zustande kommen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung vorvertraglichen Maßnahmen dient, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Missbrauchsschutz, Nachweisbarkeit und Erfolgsmessung eigener Informationsangebote.

4. Nutzung von Oktopost

Bei der Nutzung von Oktopost werden E-Mails, Absender- und Empfängeradressen, Betreff, Inhalte, Anhänge, Bibliotheksdokumente, Webseitenangaben, Serviceaufrufe und technische Protokolle verarbeitet. Diese Daten sind erforderlich, um Antwortentwürfe zu erstellen, die Bibliothek zu verwalten, Kontingente zu prüfen und die Anwendung nachvollziehbar zu betreiben.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Bereitstellung des Dienstes erforderlich ist. Für technische Protokollierung, Fehleranalyse und Sicherheit stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. KI-Dienstleister und Empfänger

Zur Erstellung von Antwortentwürfen können Inhalte, Anhänge und weitere Kontextinformationen an den eingesetzten KI-Dienstleister OpenAI übermittelt werden. Die Übermittlung erfolgt, soweit sie für die Funktion von Oktopost erforderlich ist.

6. Cookies und Tracking

Die öffentliche Webseite nutzt nach aktuellem Stand keine Marketing-Cookies und kein Tracking.

7. Speicherdauer

Registrierungs- und Kundendaten werden gespeichert, solange sie für Registrierung, Testnutzung, Vertragsdurchführung, Nachweisbarkeit und gesetzliche Aufbewahrungspflichten erforderlich sind. Bibliotheksdokumente und Webseitenangaben bleiben gespeichert, bis sie entfernt oder der Zugang beendet wird.

Protokolldaten inkl. der für die Funktion von Oktopost versendeten Mails werden für 30 Tage aufbewahrt.

8. Deine Rechte

Du hast nach Maßgabe der DSGVO insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen. Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, kannst du diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Du hast außerdem das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren:
ULD – Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (Anstalt des öffentlichen Rechts)

9. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Für die Registrierung und Nutzung von Oktopost sind bestimmte Angaben erforderlich. Ohne diese Angaben kann die Registrierung oder Nutzung ganz oder teilweise nicht bereitgestellt werden.

10. Änderungen

Diese Datenschutzhinweise können angepasst werden, wenn sich rechtliche, technische oder organisatorische Anforderungen ändern.