Kundenmail rein.
Antwortentwurf raus.
Der Butler erstellt aus weitergeleiteten Kundenanfragen professionelle Antwortentwürfe — normalerweise innerhalb von nur einer Minute.
Was der Butler für dich tut
Gleichbleibend höfliche und professionelle Antwortentwürfe — unabhängig davon, wer gerade Bürodienst macht.
Schnelle Entwürfe
Die Antwort kommt normalerweise innerhalb von nur einer Minute zurück.
Fakten aus der Bibliothek
Der Butler nutzt die Informationen, die du in deiner Bibliothek hinterlegt hast.
Volle Kontrolle
Nichts wird automatisch an Kunden geschickt. Du prüfst, verfeinerst und sendest selbst.
So funktioniert es
Keine neue Software. Kein Login. Einfach per E-Mail.
Kundenmail weiterleiten
Leite die Kundenanfrage an butler@oktopost.net weiter.
Optional eigene Hinweise ergänzen
Schreibe oberhalb der weitergeleiteten Mail zusätzliche Hinweise, zum Beispiel: „Antworte bitte besonders ausführlich.“, „Bitte auf unser Premium-Paket hinweisen.“ oder „Bitte freundlich absagen und Alternative anbieten.“
Antwortentwurf erhalten
Oktopost erstellt einen höflichen, professionellen Entwurf und sendet ihn an dich zurück. Der Butler antwortet dabei in der Sprache des Kunden.
Prüfen und weiterleiten
Du kannst den Entwurf direkt an den Kunden senden oder vorher noch individuell anpassen.
Anhänge werden berücksichtigt
Der Butler kann auch weitergeleitete Anhänge auswerten, wenn sie für die Antwort wichtig sind.
Beispiele
Praktisch ist das zum Beispiel, wenn Kunden Fragen zu Rechnungen, Angeboten, Formularen oder Dokumenten stellen.
Leite die Kundenmail inklusive Anhang weiter. Der Butler berücksichtigt den Inhalt bei seinem Antwortentwurf.
Wichtig
Leite nur Anhänge weiter, die für die Beantwortung wirklich benötigt werden.
Sensible oder unnötige Informationen solltest du vorher entfernen. Datenschutz ist kein Deko-Element.
Erlaubte Dateiformate & Größen
Für weitergeleitete Anhänge gelten dieselben Grundregeln wie bei der Bibliothek.
| Erlaubte Dateiformate | .pdf, .txt, .doc, .docx, .html, .php, .pptx, .xls, .xlsx |
|---|---|
| Einzelne Datei | Maximal 10 MB pro Datei. |
| Empfehlung | Am besten funktionieren klar lesbare Dokumente mit aussagekräftigem Dateinamen. |
Butler und Bibliothek arbeiten zusammen
Der Butler schreibt die Antwort. Die Bibliothek liefert die Fakten.
Bibliothek
Für Unternehmenswissen, Preise, Leistungen, FAQ und Hinweise.
Adresse: bibliothek@oktopost.net
Der Butler nimmt Routine ab — nicht die Entscheidung.
Du bekommst schnelle, professionelle Entwürfe und behältst die volle Kontrolle über deine Kundenkommunikation.